Assistance administrative et gestion du poste clients à Nice
Les factures partent en retard, les encaissements ne sont plus suivis, les dossiers administratifs s'empilent ? Je vous apporte un renfort fiable à temps partiel, sur place à Nice ou à distance, pour remettre de l'ordre et le garder.
Ce que je prends en charge
Facturation
Préparation et envoi des factures depuis vos outils, vérification des informations clients, suivi des avoirs.
Suivi des encaissements
Pointage des règlements reçus, mise à jour de la balance âgée, repérage des retards dès l'échéance.
Relances préventives
Rappels avant et juste après l'échéance, avec le bon ton, pour éviter que le retard ne devienne un impayé.
Tableaux de bord
Un suivi simple des factures, des encaissements et des retards, pour savoir où vous en êtes sans fouiller.
Dossiers administratifs
Courriers, classement et dématérialisation des pièces, suivi des contrats et des échéances, échanges avec vos clients et fournisseurs.
Je ne tiens pas votre comptabilité et je ne réalise pas vos déclarations fiscales : ce travail relève de votre expert-comptable, avec qui je peux me coordonner pour lui transmettre des pièces propres et à jour.
Comment ça se passe
1. Un premier échange
On fait le tour de ce qui coince : retards de facturation, relances, classement, volume de travail. Je vous dis honnêtement ce que je peux prendre en charge.
2. Une remise à niveau si nécessaire
Quand le retard s'est accumulé, on commence par remettre les dossiers à jour : factures en attente, encaissements non pointés, pièces manquantes.
3. Un rythme régulier
Ensuite, des créneaux fixes chaque semaine ou chaque mois, sur place ou à distance, avec un point régulier pour vous tenir informé.
Pourquoi un renfort à temps partiel ?
Dans une petite structure, la gestion administrative n'occupe pas forcément un poste à temps plein, mais elle ne peut pas attendre non plus. Un renfort régulier évite de recruter, de former et de gérer un salarié pour quelques jours par semaine, tout en gardant un suivi sérieux de vos factures et de vos encaissements.
Mon parcours de 10 ans dans le recouvrement amiable, en entreprise puis à mon compte, m'a appris une chose : la plupart des impayés se jouent avant l'échéance, dans la qualité de la facturation et du suivi. C'est là que cette assistance fait la différence. Pour aller plus loin sur le sujet, voir l'article sur la gestion administrative des TPE et professions libérales et celui sur le pilotage des encaissements.
Tarifs
L'assistance est facturée au temps passé (à l'heure, à la demi-journée ou au forfait mensuel), sur devis après un premier échange. Si vous avez déjà des factures impayées à recouvrer, voir aussi le recouvrement amiable à Nice et la qualification de portefeuille de créances.
Questions fréquentes
- Intervenez-vous sur place ou à distance ?
- Les deux. Sur place à Nice, Monaco et dans les Alpes-Maritimes, ou à distance avec un accès à vos outils. Beaucoup de clients combinent les deux.
- Faut-il un engagement de longue durée ?
- Non. On peut commencer par une mission ponctuelle de remise à niveau, puis décider ensemble d'un rythme régulier si cela vous convient.
- Travaillez-vous avec mon expert-comptable ?
- Oui, si vous le souhaitez. Je prépare et transmets les pièces dont il a besoin ; la tenue de la comptabilité et les déclarations restent de son ressort.
- Quels outils utilisez-vous ?
- Les vôtres en priorité : logiciel de facturation, ERP, suite bureautique, outils de gestion de copropriété. L'objectif est que tout reste chez vous et que vous gardiez la main.
Besoin d'un renfort administratif ?
Parlons de votre situation pendant 20 minutes, sans engagement : volume de travail, priorités et rythme qui vous conviendrait.